Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus

Sähköinen allekirjoittaminen on tätä päivää ja yleistyy vauhdilla. Palveluntarjoajiakin on jo paljon.

Tilinpäätöksen voi siis helposti nykyään allekirjoittaa sähköisesti. Korona-aikana etäkokouksetkin ovat yleistyneet vauhdilla, joten sähköinen allekirjoitus on omiaan myös näihin tilanteisiin.

Tilinpäätöksen allekirjoittamisessa kannattaa kuitenkin muistaa tietty marssijärjestys, jotta vältytään virheiltä. Ensinnäkin tilinpäätöksen ja kokousten kulku menee seuraavasti:

1. Tilinpäätös valmistuu yhdessä tilitoimiston ja hallituksen kanssa.
2. Hallitus pitää kokouksen, jossa tilinpäätös hyväksytään ja allekirjoitetaan sekä päätetään ehdotus osingonjaon osalta ja tuloksen käsittelystä.
3. Tilinpäätös menee tilintarkastajalle tarkastettavaksi, jos sellainen on valittu ja/tai se on suoritettava.
4. Varsinainen yhtiökokous pidetään mahdollisen tilintarkastuksen jälkeen. Varsinaisessa yhtiökokouksessa esitetään tilinpäätös, vahvistetaan tuloslaskelma ja tase, päätetään osingojaosta ja tuloksen käsittelystä.

Seuraavaksi pitää sitten muistaa, että missä järjestyksessä asiakirjat lähetetään allekirjoittajille, jotta voidaan varmistua, että tiedostoa ei ole muokattu allekirjoittamisen jälkeen ja että kaikki allekirjoitukset ovat varmistettavissa tilinpäätökseltä. Tarkoittaa siis käytännössä sitä, että kutsu menee ensin sekä hallitukselle että tilintarkastajalle ja hallitus hoitaa allekirjoittamisen ensin. Aikaa pitää olla allekirjoituksille riittävän pitkästi, että tilintarkastaja ehtii suorittaa tarkastuksen ja allekirjoittaa omalta osaltaan tilintarkastusmerkinnän.

Yhtiökokouksen allekirjoittaminen on vain pöytäkirjan allekirjoittaminen ja tapahtuu, kun kokous on pidetty ja yhtiökokouksella on käsissään sekä hallituksen että tilintarkastajan allekirjoittama tilinpäätös.

Jos yhtiön ei ole suoritettava tilintarkastusta, jää luonnollisesti vaihe 3 pois ja sitä myöden myös tilintarkastajan allekirjoittaminen.

Fantasy Accounts käyttää sähköiseen allekirjoittamiseen Visma Signia ja asiakkaat voivat sopimuksen mukaan käyttää myös Fantasy Accountsin tarjoamana tätä sähköistä allekirjoitusmuotoa. Kysy lisää aiheesta!

Tilisanomissa on hyvä artikkeli aiheesta. Tästä voit lukea lisää.

Tilinpäätöksen sähköinen allekirjoitus – allekirjoita oikein