Vähennyskelpoiset kulut

Kirjanpitäjältä usein kysytään listaa vähennyskelpoisista kuluista niin kirjanpidossa kuin verotuksessa. Tyhjentävää listaa on käytännössä mahdotonta antaa, koska niin moni asia vaikuttaa vähennyskelpoisuuteen.

Nyrkkisääntönä voisi pitää sitä, että vähennyskelpoisia on sellaiset kulut, jotka ovat välttämättömiä yrityksen toiminnalle. Tällaisia ovat esimerkiksi tuote- ja materiaalihankinnat, joita tarvitaan myytävän tuotteen valmistamiseen ja/tai myymiseen. Jos yritys valmistaa tuotteita, niihin tarvitaan materiaaleja. Jos yritys on vaikka tukku ja hankkii tuotteita joko kotimaasta tai ulkomailta myydäkseen niitä edelleen, ovat tuotehankinnat ostoja. Valmistava yritys tarvitsee mitä todennäköisimmin erilaisia koneita ja laitteita. Jos yritys myy palveluitaan, voi olla, ettei palvelua tuottaakseen tarvitse pienimmillään kuin itsensä, läppärin ja puhelimen. Mutta jos on vaikka taksiyritys, tarvitaan se auto, jolla ihmisiä kuljetetaan. Siihen tarvitaan lisäksi vakuutukset, mahdolliset polttoaineet tai latausvälineet, korttimaksukoneet yms. Tai jos on kampaamo, tarvitaan erilaisia tuotteita kuten värejä, shampoita, hoitoaineita, permanenttiaineita sekä myös välineet kuten sakset, koneet, harjat jne., jotta asiakkaan hiukset voidaan leikata tai värjätä. Lisäksi tarvitaan ehkä myyntituotteita, maksuvälineet, ajanvarausjärjestelmät jne. Tai jos kyseessä on vaikka IT-firma, ovat suurimmat kulut pääasiassa henkilöstökuluja, mutta lisäksi tarpeen on hyvinkin monet erilaiset ohjelmat, joita käytetään työssä apuna ja edelleen riippuen siitä, minkälaisia IT-palveluita yritys tarjoaa. Niitäkin on paljon erilaisia.

Itse tuotteen tai palvelun myyntiin liittyvien ostojen lisäksi yrityksillä on tarpeen puhelimet ja liittymät, netit, sähköpostit, nettisivut, erilaiset järjestelmät liittyen myyntiin ja ajanvaraukseen, yrityksen vakuutukset, hallintopalvelut kuten kirjanpito ja palkanlaskenta, ehkä tilintarkastus, toimistotarvikkeet, toimitilakulut kuten vuokra, sähkö, vesi, jätehuolto yms., markkinointikulut kuten internetmainonta, ilmoitusmainonta, materiaalit kuten käyntikortit tai julisteet, myynnin kuluina mm. rahdit ja lähetyskulut, mahdolliset matkakulut, jos yrityksen liiketoiminta edellyttää matkustamista, kone- ja kalustohankinnat kuten tietokoneet, kassajärjestelmät, pöydät, tuolit tai mitä yritys tarvitsee toimiakseen, atk-ohjelmat, IT-ylläpito ja -päivitykset, henkilöstön kulut kuten työterveyshuolto, suojavälineet, koulutus, mahdolliset ajoneuvokulut, jos ne ovat tarpeen yrityksen toiminnalle (esim. huoltoautot), rahoituksen kulut jne.

Lisäksi tietysti tarvitaan ihmisiä, joten kyseeseen tulee henkilöstön palkkakustannukset ja pakolliset vakuutukset. Jos siis on työntekijöitä. Toiminimiyrittäjä ei voi maksaa itselleen palkkaa, mutta muissa yhtiömuodoissa kuten osakeyhtiössä, myös omistajayrittäjä maksaa itselleen palkkaa. Työvoimaa voi myös vuokrata tai ostaa toiselta yritykseltä alihankintana.

Yrityksellä voi olla neuvottelukuluja ja ne ovat vähennyskelpoisia sekä kirjanpidossa, arvonlisäverotuksessa kuin tuloverotuksessa. Näiden lisäksi voi olla edustusmenoja, jotka taas eivät ole arvonlisäverotuksessa vähennyskelpoisia ja tuloverotuksessakin vain 50 % osalta.

Vakuutusten osalta yhtiömuodolla on merkitystä, koska osa henkilövakuutuksista on vähennyskelpoisia vain palkansaajien osalta. Tämä tarkoittaa sitä, että ns. palkansaajien henkilökuntaedut eivät ole esim. toiminimiyrittäjien osalta vähennyskelpoisia. Toiminimiyrittäjät eivät ole palkansaajia eivätkä voi olla työsuhteessa itse itsensä kanssa, joten suuri osa henkilöstön vakuutuksista eivät siten ole toiminimiyrittäjän osalta vähennyskelpoisia ollenkaan. Vakuutuksissa ei myöskään ole arvonlisäveroa, mitä vähentää.

Kuten voitte huomata, on tyhjentävää listaa aika lailla mahdotonta antaa ja tässä on otettu esille vain pienen pieni osa koko aiheesta. Kannattaa siis aina jutella oman kirjanpitäjän kanssa ja kysyä, josko jokin kulu on vähennyskelpoinen, jos on yhtään epävarma. Kirjanpitäjät mielellään neuvovat ja nimenomaan hyvissä ajoin ennen kuin jälkikäteen huomataan, että yritykselle on laitettu kustannuksia, jotka eivät ole vähennyskelpoisia. Ja jos koskaan tuntuu siltä, että jokin kulu ei ehkä ole vähennyskelpoinen, se valitettavan usein on niin. Elantomenot eli omaan tai työntekijän henkilökohtaiseen elämään liittyvät menot eivät ole yritysten kirjanpidossa tai verotuksessa kuluina sallittuja.