Kirjanpitoaineisto

Tilitoimistoon toimitettava kirjanpidon aineisto ja sen selkeys on hyvin olennainen asia asiakkaan ja tilitoimiston välisessä yhteistyössä.

Nykyään sähköisessä taloushallinnon maailmassa toimiessa aineiston toimittaminen ei ole enää sitä paperien printtausta ja kuittien rahtaamista kenkälaatikossa tilitoimiston käsiteltäväksi. Myyntilaskut hoidetaan yleensä samassa ohjelmassa kuin missä itse kirjanpito tehdään tai aineisto siirtyy rajapintaa pitkin ohjelmasta toiseen. Ostolaskut tulevat verkkolaskuina tai skannauspalvelun kautta ohjelmistoon, jossa ne hyväksytään, tiliöidään ja myös maksetaan. Ne ovat saman tien myös itse kirjanpidossa. Kuitit kuvataan puhelimen applikaatiolla, josta ne siirtyvät kirjanpitoon rajapintaa pitkin tai ne siirretään tiedostosiirtona kirjanpitoon. Fyysisiä papereita tai kuitteja ei sähköisyyttä täysillä hyödynnettäessä tarvitse paljoa pyöritellä. Tämä ei kuitenkaan poista sitä asiaa, että mitä selkeämpää aineisto on, sitä helpompaa, nopeampaa ja informoivampaa taloushallinto ja sen tuottama raportointi on.

Aineiston selkeydellä tarkoitan sitä, että kaikkiin tositteisiin annetaan riittävästi lisäinformaatiota, jotta tilitoimisto osaa tehdä tehtävänsä mahdollisimman oikein. Käytännössä se tarkoittaa sitä, että tulleisiin ostolaskuihin annetaan tarvittaessa lisätietoa esim. ohjelman sisällä olevien viestien avulla. Lisätietoa on kaikki tarkentava tieto. Valmistavassa yrityksessä voi olla tuotannontekijöitä, joita kirjataan ostoihin tai sellaisilta näyttäviä asioita, jotka kuuluukiin kirjata esim. koneisiin ja kalustoon. Vähittäiskaupassa samankaltaisia asioita voidaan tilata myyntiä varten tai henkilökunnan käyttöön jne. Jos jossakin oston tyypissä on tulkinnan varaa, se kannattaa heti kerralla selventää. Toiselle yritykselle yksi asia on ostojen ryhmään kirjattavaa ja toisella liiketoiminnan muuta kulua. Myös kustannuspaikka- tai projektiseuranta helpottuu, jos se merkitään tai ilmoitetaan heti silloin, kun se ei laskulta tai tositteesta suoraan käy ilmi. Edelleen sama asia koskee erilaisia kortti- tai käteiskuitteja. Neuvottelukuluihin kuuluu merkitä osallistujat ja mielellään myös tarkoitus. Mitä tarkemmat lisätiedot, sen helpompaa ja nopeampaa työ on.

Jos kirjanpitoa tehdään vielä paperilla tai jollain muulla systeemillä (esim. sähköpostitse toimitettava aineisto kuvineen/liitteineen), koskee sitä aineistoa tismalleen samat asiat kuin sähköisessä taloushallinnossa. Riittävät selvitykset ja lisätiedot vähentävät virheitä ja kyselyihin käytettävää aikaa. Jos maksetaan joku lasku vaikka maksumuistutuksella, pitää alkuperäinen lasku olla myös mukana aineistossa. Etenkin jos muistutuksella ei näy alkuperäisen laskut tiedot riveineen eli ostettu tavara tai palvelu, alv-kanta jne. Tällä on iso vaikutus laskun kirjaamiseen oikein ja arvonlisäverovähennyksiin.

Monelle yrittäjälle taloushallinto on se vähiten kiinnostava asia, mutta pienellä vaivalla säästää itseltä ja tilitoimistolta paljon aikaa ja virheitä voidaan välttää. Olennaisimpana tietysti raporttien oikeellisuus ja informaation tuotto liiketoiminnan päätösten tueksi.

Kysyvä ei tieltä eksy, joten suositeltavaa on myös aina kysyä neuvoa itseä askarruttavissa asioissa ja mm. toiminnan sujuvuutta miettiessä. Mikään asia ei ole sellainen, josta ainakaan meiltä ei voisi kysyä!